Zakres i wysokość świadczeń, które mogą być przyznane wyjeżdżającym zależy od rodzaju i celu wyjazdu oraz od możliwości finansowych jednostki organizacyjnej PW.
Osobom udającym się w zagraniczną podróż służbową (np. w celu udziału w konferencjach naukowych, sympozjach, kongresach) przysługują: diety oraz sfinansowanie kosztów przejazdów i dojazdów, noclegów, opłat wizowych, ubezpieczenia, opłat związanych z udziałem w konferencjach, kongresach, itp.
Przeznaczona jest na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki podczas pobytu za granicą i przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego kraju wyjazdu.
Czas pobytu poza granicami kraju liczy się przy podróży odbywanej środkami komunikacji:
Jeżeli wyjeżdżający otrzymuje za granicą częściowe wyżywienie, dieta zostaje zmniejszona odpowiednio o:
Jest to ryczałt przeznaczony na pokrycie kosztów dojazdu z/do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego, w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości, w której wyjeżdżający korzystał z noclegu.
Jest to ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 10% diety za rozpoczętą dobę pobytu w podróży.
Diety dojazdowe i diety komunikacyjne nie przysługują, jeżeli:
Za nocleg przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem hotelowym w granicach ustalonego na ten cel limitu. W razie nieprzedłożenia rachunku, za nocleg przysługuje ryczałt w wysokości 25% limitu.
Ryczałt nie przysługuje gdy strona zagraniczna zapewniła bezpłatny nocleg lub pokryła koszty noclegu.
Wyjeżdżającym przysługują bilety:
W uzasadnionych przypadkach, za zgodą osoby decydującej o wyjeździe, możliwe są przejazdy środkami transportu o wyższym standardzie.
Bilety, w uzgodnieniu z wyjeżdżającymi, rezerwuje i wykupuje BWZ biurze podróży, z którym Uczelnia ma podpisaną umowę o współpracy nr ZP.U.LW.1.2023 zawartą w dniu 28.07.2023 r. na okres 3 lat od 01.08.2023.
Zgodnie z Umową do zamówienia na bilet wyjeżdżający dołącza klauzulę informacyjną (załącznik nr 4 do Umowy), do pobrania w zakładce Formularze.
Zapłata za bilety regulowana jest przelewami.
Opłata transakcyjna za zakup biletu wynosi 67,65 PLN.
Na umotywowany wniosek wyjeżdżającego(np. w przypadkach wspólnej podróży kilku osób, transportu sprzętu naukowego, braku połączeń środkami komunikacji, braku biletów na konkretny termin, itp) osoba podejmująca decyzję w sprawie wyjazdu za granicę może wyrazić zgodę na odbycie podróży własnym samochodem wyjeżdżającego.
Formularze wizowe składają osoby udające się do krajów, które wymagają wiz od obywateli Polski.
Wizowanie paszportów załatwia BWZ, lecz przy wyjazdach do niektórych krajów, jak np. do USA zgodnie z wymogami ambasady, sami wyjeżdżający załatwiają formalności wizowe.
PW zawarła w dniu 18.06.24 r. Umowę nr ZP.U.AF.24.2024 z WIENER Towarzystwem Ubezpieczeniowym S.A. Vienna Insurance Group z siedzibą w Warszawie na wykonanie usługi ubezpieczenia kosztów leczenia (KL) i następstw nieszczęśliwych wypadków (NNW) osób wyjeżdżających służbowo za granicę. Umowa obowiązuje w okresie 01.07.2024 – 30.06.2026 r.
Ubezpieczeniem objęte są osoby wyjeżdżające za granicę, za które jednostka organizacyjna PW pokrywa koszty polisy.
Wyjeżdżający otrzymują z BWZ jednorazowe elektroniczne certyfikaty potwierdzające ubezpieczenie podczas podróży zagranicznej, po wcześniejszym uzgodnieniu wariantu polisy.
W ramach Umowy obowiązują następujące sumy gwarancyjne i składki za jeden osobodzień:
| Sumy gwarancyjne | Składka za jeden osobodzień | |||
| ubezpieczenie KL | ubezpieczenie NNW | bez ryzyka kosztów leczenia wynikłych z zaostrzeń lub powikłań chorób przewlekłych | z ryzykiem kosztów leczenia wynikłych z zaostrzeń lub powikłań chorób przewlekłych | |
| USA i Kanada | 130.000,- EURO | 5.000,- PLN | 3,40 PLN | 3,70 PLN |
| pozostałe kraje (z wył. Rosji) | 110.000,- EURO | 5.000,- PLN | 3,00 PLN | 3,20 PLN |
Wysokość opłat z tytułu uczestnictwa w imprezach naukowych ustalają organizatorzy tych imprez, którzy określają również termin wniesienia opłat i podają numer konta. Jednostka organizacyjna delegująca swojego przedstawiciela na zagraniczną imprezę naukową kieruje do Kwestury PW dyspozycję przelewu za granicę oraz załączone do niej dokumenty źródłowe dotyczące szczegółów wydatku, tj. formularz zgłoszeniowy udziału w konferencji, faktura proforma, itp. Dyspozycję podpisują osoby upoważnione do dysponowania finansami jednostki organizacyjnej
Wyjeżdżający lub osoba przez niego upoważniona otrzymuje w wersji elektronicznej z:
Biura Wyjazdów Zagranicznych:
- zamówione bilety
- potwierdzenie ubezpieczenia na czas pobytu za granicą (najwcześniej w tygodniu poprzedzającym wyjazd, po wcześniejszym kontakcie z BWZ i uzgodnieniu wariantu polisy). Osoba, która nie otrzyma potwierdzenia ubezpieczenia, nie będzie nim objęta.
Sekcji Programów Międzynarodowych i Obsługi Dewizowej (ul. Noakowskiego 18/20, pok. 316, III piętro)
- potwierdzenie przekazu bankowego opłaty konferencyjnej oraz innych opłat w walucie obcej
Banku PEKAO S.A. ul. Noakowskiego 18/20
- zaliczkę dewizową (najwcześniej 4 dni robocze przed wyjazdem).
1. Po powrocie z wyjazdu zagranicznego wyjeżdżający składa osobie podejmującej decyzję w sprawie wyjazdu za granicę pisemne sprawozdanie w terminie 14 dni od zakończenia podróży.
2. Rozliczenie się z otrzymanych świadczeń musi nastąpić w terminie 14 dni od zakończenia podróży zagranicznej.
3. Dokumenty niezbędne do rozliczenia podróży zagranicznej:
Jeżeli nie było możliwe uzyskanie ww. dokumentów, wyjeżdżający składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. Oświadczenie musi być zatwierdzone przez kierownika jednostki organizacyjnej.
4. Informacja o zapewnionych świadczeniach (wyżywieniu) jest niezbędna do rozliczenia wyjazdu zgodnie z przepisami Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167) § 14 pkt 2 i 3 mówiących, że:
„2. Kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:
1) śniadanie – 15% diety,
2) obiad – 30% diety,
3) kolacja – 30% diety.
W przypadku korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono wyżywienie, przepisy ust. 2 stosuje się odpowiednio.”
W sytuacji kiedy z przedstawionych dokumentów np. faktury za hotel, rezerwacji noclegu, rejestracji na konferencję itp. wynika, że było zapewnione wyżywienie wówczas zgodnie z obowiązującymi przepisami kwota diety ulegnie zmniejszeniu i żadne oświadczenia w tym zakresie nie będą uznawane.
5. Wyjeżdżający w podróż za granicę niewydatkowaną zaliczkę może zwrócić w walucie obcej w jakiej otrzymał zaliczkę, lub też w walucie polskiej po kursie po którym wyceniono wypłaconą zaliczkę. Wyjątek stanowią zaliczki wypłacone z kont walutowych, gdyż w tym przypadku wyjeżdżający zobowiązany jest zwrócić niewydatkowaną zaliczkę w walucie obcej.
6. Materiały konferencyjne otrzymane w ramach Registration Fee i inne wydawnictwa naukowe zakupione na koszt jednostki delegującej muszą być zarejestrowane w Bibliotece Głównej PW.
Uwaga! Wyjazdy w ramach programów międzynarodowych realizowane są zgodnie z zasadami przyjętymi w poszczególnych kontraktach.