Świadczenia

Zakres i wysokość świadczeń, które mogą być przyznane wyjeżdżającym zależy od rodzaju i celu wyjazdu oraz od możliwości finansowych jednostki organizacyjnej PW.

Osobom udającym się w zagraniczną podróż służbową (np. w celu udziału w konferencjach naukowych, sympozjach, kongresach) przysługują: diety oraz sfinansowanie kosztów przejazdów i dojazdów, noclegów, opłat wizowych, ubezpieczenia, opłat związanych z udziałem w konferencjach, kongresach, itp.

Diety

Dieta na utrzymanie

Przeznaczona jest na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki podczas pobytu za granicą i przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego kraju wyjazdu.

Czas pobytu poza granicami kraju liczy się przy podróży odbywanej środkami komunikacji:

• lądowej - od przekroczenia granicy polskiej w drodze za granicę do przekroczenia granicy polskiej w drodze powrotnej do kraju,
• lotniczej - od startu samolotu z ostatniego lotniska w kraju do lądowania w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju,
• morskiej - od wyjścia statku/promu z portu polskiego do wejścia statku/promu w drodze powrotnej do portu polskiego.

Jeżeli wyjeżdżający otrzymuje za granicą częściowe wyżywienie, dieta zostaje zmniejszona odpowiednio o:

• 15% gdy jest to śniadanie,
• 30% gdy jest to obiad,
• 30% gdy jest to kolacja.

Dieta dojazdowa

Jest to ryczałt przeznaczony na pokrycie kosztów dojazdu z/do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego, w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości, w której wyjeżdżający korzystał z noclegu.

Dieta komunikacyjna 10%

Jest to ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 10% diety za rozpoczętą dobę pobytu w podróży.

Diety dojazdowe i diety komunikacyjne nie przysługują, jeżeli:

• wyjeżdżający odbywa podróż samochodem,
• strona zagraniczna zapewnia bezpłatne przejazdy,
• delegowany nie ponosi kosztów, na których pokrycie przeznaczone są w/w ryczałty.

Limity hotelowe

Za nocleg przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem hotelowym w granicach ustalonego na ten cel limitu. W razie nieprzedłożenia rachunku, za nocleg przysługuje ryczałt w wysokości 25% limitu.

Ryczałt nie przysługuje gdy strona zagraniczna zapewniła bezpłatny nocleg lub pokryła koszty noclegu.

Podróż

Wyjeżdżającym przysługują bilety:

• przy podróży samolotami – w klasie ekonomicznej,
• przy podróży kolejami - w klasie 2 (z miejscówkami lub w wagonach sypialnych).

W uzasadnionych przypadkach, za zgodą osoby decydującej o wyjeździe, możliwe są przejazdy środkami transportu o wyższym standardzie.

Bilety, w uzgodnieniu z wyjeżdżającymi, rezerwuje i wykupuje BWZ biurze podróży, z którym Uczelnia ma podpisaną umowę o współpracy nr ZP.U.LW.1.2023 zawartą w dniu 28.07.2023 r. na okres 3 lat od 01.08.2023.

• WhyNotTravel Sp. z o.o.
  Sp. komandytowa
  Kielnarowa 108 A
  36-020 Tyczyn
  NIP: 8133380514
  REGON: 180003786
  Biuro na terenie Warszawy
  ul. Łucka 15, 00-842 Warszawa, piętro 2, pokój 208
  telefon do biura +48 22 465 91 85

Zgodnie z Umową do zamówienia na bilet wyjeżdżający dołącza klauzulę informacyjną (załącznik nr 4 do Umowy), do pobrania w zakładce Formularze.

Zapłata za bilety regulowana jest przelewami.

Opłata transakcyjna za zakup biletu wynosi 67,65 PLN.

Na umotywowany wniosek wyjeżdżającego(np. w przypadkach wspólnej podróży kilku osób, transportu sprzętu naukowego, braku połączeń środkami komunikacji, braku biletów na konkretny termin, itp) osoba podejmująca decyzję w sprawie wyjazdu za granicę może wyrazić zgodę na odbycie podróży własnym samochodem wyjeżdżającego.

Wizy

Formularze wizowe składają osoby udające się do krajów, które wymagają wiz od obywateli Polski.

Wizowanie paszportów załatwia BWZ, lecz przy wyjazdach do niektórych krajów, jak np. do USA zgodnie z wymogami ambasady, sami wyjeżdżający załatwiają formalności wizowe.

Ubezpieczenie kosztów leczenia (KL) i następstw nieszczęśliwych wypadków (NNW)

PW zawarła w dniu 30.06.2022 r. Umowę nr ZP.U.ML.15.2022 z WIENER Towarzystwem Ubezpieczeniowym S.A. Vienna Insurance Group z siedzibą w Warszawie na wykonanie usługi ubezpieczenia kosztów leczenia (KL) i następstw nieszczęśliwych wypadków (NNW) osób wyjeżdżających służbowo za granicę. Umowa obowiązuje w okresie 01.07.2022 – 30.06.2024 r.

Ubezpieczeniem objęte są osoby wyjeżdżające za granicę, za które jednostka organizacyjna PW pokrywa koszty polisy.

Wyjeżdżający otrzymują z BWZ jednorazowe elektroniczne certyfikaty potwierdzające ubezpieczenie podczas podróży zagranicznej, po wcześniejszym uzgodnieniu wariantu polisy.

W ramach Umowy obowiązują następujące sumy gwarancyjne i składki za jeden osobodzień:

Opłaty konferencyjne

Wysokość opłat z tytułu uczestnictwa w imprezach naukowych ustalają organizatorzy tych imprez, którzy określają również termin wniesienia opłat i podają numer konta. Jednostka organizacyjna delegująca swojego przedstawiciela na zagraniczną imprezę naukową kieruje do Kwestury PW dyspozycję przelewu za granicę oraz załączone do niej dokumenty źródłowe dotyczące szczegółów wydatku, tj. formularz zgłoszeniowy udziału w konferencji, faktura proforma, itp. Dyspozycję podpisują osoby upoważnione do dysponowania finansami jednostki organizacyjnej

Odbiór przygotowanych świadczeń

Wyjeżdżający lub osoba przez niego upoważniona otrzymuje w wersji elektronicznej z:

Biura Wyjazdów Zagranicznych:
 - zamówione bilety
 - potwierdzenie ubezpieczenia na czas pobytu za granicą (najwcześniej w tygodniu poprzedzającym wyjazd, po wcześniejszym uzgodnieniu wariantu polisy). Osoba, która nie otrzyma potwierdzenia ubezpieczenia, nie będzie nim objęta.

Sekcji Dewizowej Kwestury PW (ul. Noakowskiego 18/20, pok. 316, III piętro)
 - potwierdzenie przekazu bankowego opłaty konferencyjnej oraz innych opłat w walucie obcej

Banku PEKAO S.A. ul. Noakowskiego 18/20
 - zaliczkę dewizową (najwcześniej 4 dni robocze przed wyjazdem).

Rozliczenie wyjazdu zagranicznego

1. Po powrocie z wyjazdu zagranicznego wyjeżdżający składa osobie podejmującej decyzję w sprawie wyjazdu za granicę pisemne sprawozdanie w terminie 14 dni od zakończenia podróży.

2. Rozliczenie się z otrzymanych świadczeń musi nastąpić w terminie 14 dni od zakończenia podróży zagranicznej.

3. Dokumenty niezbędne do rozliczenia podróży zagranicznej:

• bilet elektroniczny lub plan podróży- przy podróży samolotem,
• bilety kolejowe - przy podróży pociągiem,
• bilety autobusowe - przy podróży autobusem/autokarem,
• ewidencja przebiegu kilometrów w przypadku podróży samochodem,
• oryginały rachunków/faktur dewizowych wystawionych na Politechnikę Warszawską,
• potwierdzenia zapłaty w przypadku płatności kartą prywatną lub przelewem z konta wyjeżdzającego,
• wydruk z informacją co w ramach poniesionej opłaty konferencyjnej, hotelowej lub podobnej było zapewnione.

Jeżeli nie było możliwe uzyskanie ww. dokumentów, wyjeżdżający składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. Oświadczenie musi być zatwierdzone przez kierownika jednostki organizacyjnej.

4. Informacja o zapewnionych świadczeniach (wyżywieniu) jest niezbędna do rozliczenia wyjazdu zgodnie z przepisami Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167) § 14 pkt 2 i 3  mówiących, że:

„2. Kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

1) śniadanie – 15% diety,

2) obiad – 30% diety,

3) kolacja – 30% diety.

W przypadku korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono wyżywienie, przepisy ust. 2 stosuje się odpowiednio.”

W sytuacji kiedy z przedstawionych dokumentów np. faktury za hotel, rezerwacji noclegu, rejestracji na konferencję itp. wynika, że było zapewnione wyżywienie wówczas zgodnie z obowiązującymi przepisami kwota diety ulegnie zmniejszeniu i żadne oświadczenia w tym zakresie nie będą uznawane.

5. Wyjeżdżający w podróż za granicę niewydatkowaną zaliczkę może zwrócić w walucie obcej w jakiej otrzymał zaliczkę, lub też w walucie polskiej po kursie po którym wyceniono wypłaconą zaliczkę. Wyjątek stanowią zaliczki wypłacone z kont walutowych, gdyż w tym przypadku wyjeżdżający zobowiązany jest zwrócić niewydatkowaną zaliczkę w walucie obcej.

6. Materiały konferencyjne otrzymane w ramach Registration Fee  i inne wydawnictwa naukowe zakupione na koszt jednostki delegującej muszą być zarejestrowane w Bibliotece Głównej PW.

Uwaga! Wyjazdy w ramach programów międzynarodowych realizowane są zgodnie z zasadami przyjętymi w poszczególnych kontraktach.