Świadczenia

Świadczenia przysługujące wyjeżdżającym za granicę

Zakres i wysokość świadczeń, które mogą być przyznane wyjeżdżającym zależy od rodzaju i celu wyjazdu oraz od możliwości finansowych jednostki organizacyjnej PW.

Osobom udającym się w zagraniczną podróż służbową (np. w celu udziału w konferencjach naukowych, sympozjach, kongresach) przysługują: diety oraz sfinansowanie kosztów przejazdów i dojazdów, noclegów, opłat wizowych, ubezpieczenia, opłat związanych z udziałem w konferencjach, kongresach, itp.

 

Diety
Dieta na utrzymanie

Przeznaczona jest na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki podczas pobytu za granicą i przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego kraju wyjazdu.

Czas pobytu poza granicami kraju liczy się przy podróży odbywanej środkami komunikacji:

  • lądowej - od przekroczenia granicy polskiej w drodze za granicę do przekroczenia granicy polskiej w drodze powrotnej do kraju,
  • lotniczej - od startu samolotu z ostatniego lotniska w kraju do lądowania w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju,
  • morskiej - od wyjścia statku/promu z portu polskiego do wejścia statku/promu w drodze powrotnej do portu polskiego.

Jeżeli wyjeżdżający otrzymuje za granicą częściowe wyżywienie, dieta zostaje zmniejszona odpowiednio o:

  • 15% gdy jest to śniadanie,
  • 30% gdy jest to obiad,
  • 30% gdy jest to kolacja.

 

Dieta dojazdowa

Jest to ryczałt przeznaczony na pokrycie kosztów dojazdu z/do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego, w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości, w której wyjeżdżający korzystał z noclegu.

 

Dieta komunikacyjna 10%

Jest to ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 10% diety za rozpoczętą dobę pobytu w podróży.

 

Diety dojazdowe i diety komunikacyjne nie przysługują, jeżeli:

  • wyjeżdżający odbywa podróż samochodem,
  • strona zagraniczna zapewnia bezpłatne przejazdy,
  • delegowany nie ponosi kosztów, na których pokrycie przeznaczone są w/w ryczałty

 

Limity hotelowe

Za nocleg przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem hotelowym w granicach ustalonego na ten cel limitu. W razie nieprzedłożenia rachunku, za nocleg przysługuje ryczałt w wysokości 25% limitu.

Ryczałt nie przysługuje gdy strona zagraniczna zapewniła bezpłatny nocleg lub pokryła koszty noclegu.

 

Podróż

Wyjeżdżającym przysługują bilety:

  • przy podróży samolotami – w klasie ekonomicznej,
  • przy podróży kolejami - w klasie 2 (z miejscówkami lub w wagonach sypialnych).

W uzasadnionych przypadkach, za zgodą osoby decydującej o wyjeździe, możliwe są przejazdy środkami transportu o wyższym standardzie.

Bilety, w uzgodnieniu z wyjeżdżającymi, rezerwuje i wykupuje BWZ biurze podróży, z którym Uczelnia ma podpisaną umowę o współpracy:

  • WhyNotTravel Sp. z o.o.
    Sp. komandytowa
    Kielnarowa 108 A
    36-020 Tyczyn
    NIP: 8133380514
    REGON: 180003786
    Biuro na terenie Warszawy
    ul. Łucka 15, 00-842 Warszawa, piętro 2, pokój 208
    telefon do biura +48 22 465 91 85

Zapłata za bilety regulowana jest przelewami.

Na umotywowany wniosek wyjeżdżającego(np. w przypadkach wspólnej podróży kilku osób, transportu sprzętu naukowego, braku połączeń środkami komunikacji, braku biletów na konkretny termin, itp) osoba podejmująca decyzję w sprawie wyjazdu za granicę może wyrazić zgodę na odbycie podróży własnym samochodem wyjeżdżającego.

 

Wizy

Formularze wizowe składają osoby udające się do krajów, które wymagają wiz od obywateli Polski.

Wizowanie paszportów załatwia BWZ, lecz przy wyjazdach do niektórych krajów, jak np. do USA zgodnie z wymogami ambasady, sami wyjeżdżający załatwiają formalności wizowe.

 

Ubezpieczenie kosztów leczenia (KL) i następstw nieszczęśliwych wypadków (NNW)

PW zawarła w dniu 29.06.2018 r. Umowę nr ZP.U.DS.21.2018/WAUG/1261/2018 z Sopockim Towarzystwem Ubezpieczeń ERGO Hestia Spółka Akcyjna z siedzibą w Sopocie, na wykonanie usługi ubezpieczenia kosztów leczenia (KL) i następstw nieszczęśliwych wypadków (NNW) osób wyjeżdżających służbowo za granicę. Umowa obowiązuje w okresie 01.07.2018 – 30.06.2020 r.

Ubezpieczeniem objęte są osoby wyjeżdżające za granicę, za które jednostka organizacyjna PW pokrywa koszty polisy.

Wyjeżdżający otrzymują w BWZ jednorazowe certyfikaty potwierdzające ubezpieczenie podczas podróży zagranicznej.

W ramach Umowy obowiązują następujące sumy gwarancyjne i składki za jeden osobodzień:

  Sumy gwarancyjne Składka za jeden osobodzień
ubezpieczenie KL ubezpieczenie NNW bez ryzyka kosztów leczenia wynikłych z zaostrzeń lub powikłań chorób przewlekłych z ryzykiem kosztów leczenia wynikłych z zaostrzeń lub powikłań chorób przewlekłych
USA i Kanada 40.000,- EURO 5.000,- PLN 3,30 PLN 4,00 PLN
Rosja 40.000,- EURO 5.000,- PLN 4,00 PLN 4,00 PLN
pozostałe kraje 30.000,- EURO 5.000,- PLN 1,30 PLN 1,50 PLN

 

Opłaty konferencyjne

Wysokość opłat z tytułu uczestnictwa w imprezach naukowych ustalają organizatorzy tych imprez, którzy określają również termin wniesienia opłat i podają numer konta. Jednostka organizacyjna delegująca swojego przedstawiciela na zagraniczną imprezę naukową kieruje do Kwestury PW dyspozycję przelewu za granicę oraz załączone do niej dokumenty źródłowe dotyczące szczegółów wydatku, tj. formularz zgłoszeniowy udziału w konferencji, faktura proforma, itp. Dyspozycję podpisują osoby upoważnione do dysponowania finansami jednostki organizacyjnej

 
Odbiór przygotowanych świadczeń

Wyjeżdżający lub osoba przez niego upoważniona odbiera w:

Biurze Wyjazdów Zagranicznych (Gmach Główny, pok. 244, II piętro):
 - zamówione bilety (wersje papierowe)
 - potwierdzenie ubezpieczenia na czas pobytu za granicą (najwcześniej 4 dni robocze przed wyjazdem). Osoba, która nie odbierze potwierdzenia ubezpieczenia, nie będzie nim objęta.

Sekcji Dewizowej Kwestury PW (ul. Noakowskiego 18/20, pok. 316, III piętro)
 - potwierdzenie przekazu bankowego opłaty konferencyjnej oraz innych opłat w walucie obcej

Banku PEKAO S.A. ul. Noakowskiego 18/20
 - zaliczkę dewizową (najwcześniej 4 dni robocze przed wyjazdem).

 

Rozliczenie wyjazdu zagranicznego
  1. Po powrocie z wyjazdu zagranicznego wyjeżdżający składa osobie podejmującej decyzję w sprawie wyjazdu za granicę pisemne sprawozdanie w terminie 14 dni od zakończenia podróży.
  2. Podstawę rozliczenia kosztów wyjazdu stanowią: rachunki, faktury, bilety, potwierdzenia uczestnictwa w imprezach naukowych. Jeżeli nie było możliwe uzyskanie ww. dokumentów, wyjeżdżający składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. Oświadczenie musi być zatwierdzone przez kierownika jednostki organizacyjnej.
  3. Rozliczenie się z otrzymanych świadczeń musi nastąpić w terminie 14 dni od zakończenia podróży zagranicznej.

 

   4. Materiały konferencyjne otrzymane w ramach Registration Fee  i inne wydawnictwa naukowe zakupione na koszt jednostki delegującej muszą być zarejestrowane w Bibliotece Głównej PW.

 

Uwaga! Wyjazdy w ramach programów międzynarodowych realizowane są zgodnie z zasadami przyjętymi w poszczególnych kontraktach.