Świadczenia

Świadczenia przysługujące wyjeżdżającym za granicę

Zakres i wysokość świadczeń, które mogą być przyznane wyjeżdżającym zależy od rodzaju i celu wyjazdu oraz od możliwości finansowych jednostki organizacyjnej PW.

Osobom udającym się w zagraniczną podróż służbową (np. w celu udziału w konferencjach naukowych, sympozjach, kongresach) przysługują: diety oraz sfinansowanie kosztów przejazdów i dojazdów, noclegów, opłat wizowych, ubezpieczenia, opłat związanych z udziałem w konferencjach, kongresach, itp.

 

Diety
Dieta na utrzymanie

Przeznaczona jest na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki podczas pobytu za granicą i przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego kraju wyjazdu.

Czas pobytu poza granicami kraju liczy się przy podróży odbywanej środkami komunikacji:

  • lądowej - od przekroczenia granicy polskiej w drodze za granicę do przekroczenia granicy polskiej w drodze powrotnej do kraju,
  • lotniczej - od startu samolotu z ostatniego lotniska w kraju do lądowania w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju,
  • morskiej - od wyjścia statku/promu z portu polskiego do wejścia statku/promu w drodze powrotnej do portu polskiego.

Jeżeli wyjeżdżający otrzymuje za granicą częściowe wyżywienie, dieta zostaje zmniejszona odpowiednio o:

  • 15% gdy jest to śniadanie,
  • 30% gdy jest to obiad,
  • 30% gdy jest to kolacja.

 

Dieta dojazdowa

Jest to ryczałt przeznaczony na pokrycie kosztów dojazdu z/do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego, w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości, w której wyjeżdżający korzystał z noclegu.

 

Dieta komunikacyjna 10%

Jest to ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 10% diety za rozpoczętą dobę pobytu w podróży.

 

Diety dojazdowe i diety komunikacyjne nie przysługują, jeżeli:

  • wyjeżdżający odbywa podróż samochodem,
  • strona zagraniczna zapewnia bezpłatne przejazdy,
  • delegowany nie ponosi kosztów, na których pokrycie przeznaczone są w/w ryczałty

 

Limity hotelowe

Za nocleg przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem hotelowym w granicach ustalonego na ten cel limitu. W razie nieprzedłożenia rachunku, za nocleg przysługuje ryczałt w wysokości 25% limitu.

Ryczałt nie przysługuje gdy strona zagraniczna zapewniła bezpłatny nocleg lub pokryła koszty noclegu.

 

Podróż

Wyjeżdżającym przysługują bilety:

  • przy podróży samolotami – w klasie ekonomicznej,
  • przy podróży kolejami - w klasie 2 (z miejscówkami lub w wagonach sypialnych).

W uzasadnionych przypadkach, za zgodą osoby decydującej o wyjeździe, możliwe są przejazdy środkami transportu o wyższym standardzie.

Bilety, w uzgodnieniu z wyjeżdżającymi, rezerwuje i wykupuje BWZ biurach podróży, z którymi Uczelnia ma podpisane umowy o współpracy:

  • BIOTON TOUR
     00-680 Warszawa, Poznańska 11
     tel. +48 22 622 31 66
  • FIRST CLASS
     00-643 Warszawa, Nowowiejska 5
     tel. +48 22 578 71 41 - 6
  • HOLIDAY TRAVEL
     00-653 Warszawa, Nowowiejska 10
     tel. +48 22 210 06 08 - 10

Zapłata za bilety regulowana jest przelewami.

Za zgodą osoby podejmującej decyzję w sprawie wyjazdu bilety na środki transportu międzynarodowego mogą być kupowane przez wyjeżdżających, jeżeli jest to uzasadnione ekonomicznie.

Na umotywowany wniosek wyjeżdżającego(np. w przypadkach wspólnej podróży kilku osób, transportu sprzętu naukowego, braku połączeń środkami komunikacji, braku biletów na konkretny termin, itp) osoba podejmująca decyzję w sprawie wyjazdu za granicę może wyrazić zgodę na odbycie podróży własnym samochodem wyjeżdżającego.

 

Wizy

Formularze wizowe składają osoby udające się do krajów, które wymagają wiz od obywateli Polski.

Wizowanie paszportów załatwia BWZ, lecz przy wyjazdach do niektórych krajów, jak np. do USA zgodnie z wymogami ambasady, sami wyjeżdżający załatwiają formalności wizowe.

 

Ubezpieczenie następstw nieszczęśliwych wypadków (NNW) i kosztów leczenia (KL)

Politechnika Warszawska zawarła umowę z UNIQA TU S.A. w sprawie ubezpieczenia od następstw nieszczęśliwych wypadków i kosztów leczenia podczas pobytu za granicą. Ubezpieczeniem objęte są osoby wyjeżdżające za granicę, za które jednostka organizacyjna PW pokrywa koszty polisy.

Ubezpieczeni otrzymują w BWZ jednorazowe certyfikaty potwierdzające ubezpieczenie podczas podróży zagranicznej.

 

Opłaty konferencyjne

Wysokość opłat z tytułu uczestnictwa w imprezach naukowych ustalają organizatorzy tych imprez, którzy określają również termin wniesienia opłat i podają numer konta. Jednostka organizacyjna delegująca swojego przedstawiciela na zagraniczną imprezę naukową kieruje do Kwestury PW dyspozycję przelewu za granicę oraz załączone do niej dokumenty źródłowe dotyczące szczegółów wydatku, tj. formularz zgłoszeniowy udziału w konferencji, faktura proforma, itp. Dyspozycję podpisują osoby upoważnione do dysponowania finansami jednostki organizacyjnej.

 

Koszt wyjazdu za granicę osób kierowanych

Koszt wyjazdu osób kierowanych za granicę w celu prowadzenia badań naukowych, szkoleniowym lub prowadzenia działalności dydaktycznej może być sfinansowany w całości przez osoby kierowane, Politechnikę Warszawską lub inną instytucję. Osoby udające się za granicę na koszt jednostki organizacyjnej PW mogą otrzymać: miesięczne stypendium na pokrycie kosztów utrzymania i zakwaterowania na okres realizowania zadań w ramach celów, w jakich zostały skierowane za granicę. Stypendium nie powinno być niższe niż kwota stanowiąca równowartość diety w pełnej wysokości z tytułu podróży służbowych poza granicami kraju właściwej dla państwa, do którego osoba jest kierowana.

Osoby kierowane za granicę mogą otrzymać świadczenia inne niż stypendium, w szczególności:

  • zwrot kosztów podróży do miejsca prowadzenia badań naukowych i z powrotem,
  • zwrot kosztów zakupu polisy ubezpieczeniowej,
  • zwrot opłat wizowych.

 

Urlop

Pracownik Politechniki Warszawskiej może zostać skierowany za granicę, jeżeli uzyska zgodę własnej jednostki organizacyjnej oraz zostanie mu udzielony urlop szkoleniowy lub urlop bezpłatny:

  • w przypadku wyjazdu za granicę na okres nieprzekraczający miesiąca pracownik otrzymuje urlop szkoleniowy płatny według zasad obowiązujących przy obliczaniu wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy;
  • w przypadku skierowania za granicę na okres przekraczający miesiąc lub w przypadku przedłużenia okresu skierowania na pozostały okres skierowania pracownik może otrzymać urlop szkoleniowy.

 

Odbiór przygotowanych świadczeń

Wyjeżdżający lub osoba przez niego upoważniona odbiera w:

  1. Biurze Wyjazdów Zagranicznych:
     - zamówione bilety,
     - potwierdzenie ubezpieczenia na czas pobytu za granicą.
  2. Sekcji Dewizowej Kwestury PW (ul. Noakowskiego 18/20, pok. 316, III piętro)
     - potwierdzenie przekazu bankowego opłaty konferencyjnej oraz innych opłat w walucie obcej
  3. Banku PEKAO S.A. ul. Noakowskiego 18/20
     - zaliczkę dewizową.

 

Rozliczenie wyjazdu zagranicznego
  1. Po powrocie z wyjazdu zagranicznego wyjeżdżający składa osobie podejmującej decyzję w sprawie wyjazdu za granicę pisemne sprawozdanie w terminie 14 dni od zakończenia podróży.
  2. Podstawę rozliczenia kosztów wyjazdu stanowią: rachunki, faktury, bilety, potwierdzenia uczestnictwa w imprezach naukowych. Jeżeli nie było możliwe uzyskanie ww. dokumentów, wyjeżdżający składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. Oświadczenie musi być zatwierdzone przez kierownika jednostki organizacyjnej.
  3. Rozliczenie się z otrzymanych świadczeń musi nastąpić w terminie 14 dni od zakończenia podróży zagranicznej, w:

Biurze Wyjazdów Zagranicznych:

  • bilety na środki transportu międzynarodowego zakupione przez wyjeżdżającego, -
  • podróż zagraniczna odbyta własnym samochodem wyjeżdżającego.

Sekcji Dewizowej Kwestury PW,

  • zaliczka dewizowa na koszty pobytu za granicą.

   4. Materiały konferencyjne otrzymane w ramach Registration Fee  i inne wydawnictwa naukowe zakupione na koszt jednostki delegującej muszą być zarejestrowane w Bibliotece Głównej PW.

 

Uwaga! Wyjazdy w ramach programów międzynarodowych realizowane są zgodnie z zasadami przyjętymi w poszczególnych kontraktach.