FAQs

W jakim przedziale czasowym mogą odbywać się aktywności naukowe dofinansowane w ramach PROM?

W ramach PROM dofinansowaniu podlegają aktywności naukowe rozpoczynające się po rozstrzygnięciu konkursów i trwające maksymalnie do 22 marca 2023 r.

Czy Wydział może zapłacić za mnie opłatę rejestracyjną?

Jeśli w ramach projektu PROM Uczestnik ma otrzymać zwrot wniesionej opłaty, jest to możliwe tylko i wyłącznie, jeśli zapłacił ją samodzielnie.

Czy będąc doktorantem zatrudnionym na etacie w PW wyjeżdżam w ramach projektu jako doktorant czy pracownik?

Jeśli uczestnik projektu ma status doktoranta na Uczelni, wyjeżdża z projektu jako doktorant. Należy jednak pamiętać, aby na wniosku wyjazdowym zaznaczyć zarówno opcję doktorant (dla celów projektu) oraz pracownik (procedury wewnętrzne, w tym kwestie urlopowe).

W którym momencie bierze się pod uwagę wiek uczestnika poniżej 40 roku życia?

Uczestnik musi mieć poniżej 40 lat w dniu rozpoczęcia wyjazdu stypendialnego.

Co mam zrobić, jeśli opłata za szkołę letnią obejmuje również zakwaterowanie?

Jeśli opłata za szkołę letnią obejmuje również zakwaterowanie, to aby uniknąć podwójnego finansowania, zalecany jest kontakt Uczestnika z organizatorem i prośba o wydzielenie opłaty rejestracyjnej (najlepiej na osobnej fakturze). Jeśli nie będzie to możliwe, można zrezygnować z pokrywania opłaty z projektu (finansowanie własne).

Kto płaci opłatę za szkolenie/konferencję, Uczestnik samodzielnie czy PW?

Zgodnie z regulaminem Programu PROM obie możliwości są dozwolone. Jednak w PW przyjęliśmy zasadę, że Uczestnik wnosi opłatę sam, a następnie otrzymuje zwrot w PLN poniesionych kosztów. Zwrot następuje w ciągu 14 dni od zaakceptowania rozliczenia finansowego (rozliczenie podpisywane jest po powrocie). Uczestnik jest zobowiązany do dostarczenia prawidłowo wystawionej faktury i dowodu zapłaty.

Co to znaczy prawidłowo wystawiona faktura?

W przypadku gdy uczestnik sam dokonuje opłaty, faktura powinna zostać wystawiona na dane uczestnika (imię i nazwisko oraz adres prywatny). Ponadto musi zawierać słowo „Invoice”, mieć nadany numer, a kwota na fakturze musi się zgadzać z kwotą wpisaną w umowie zawartej pomiędzy Uczestnikiem a PW. Konieczne jest również zawarcie informacji, że faktura została opłacona. Zalecane jest przesłanie faktury mailem do CWM w celu sprawdzenia jej poprawności.

Kiedy mam dostarczyć fakturę za szkolenie/konferencję/szkołę itp.? Kiedy dostanę zwrot wniesionej opłaty?

Fakturę należy dostarczyć niezwłocznie po jej otrzymaniu wraz z dowodem zapłaty przez Uczestnika (wyciąg bankowy). Jednakże zwrot opłaty wniesionej przez Uczestnika nastąpi zgodnie z umową uczestnik-PW w ciągu 14 dni od zaakceptowania rozliczenia finansowego (rozliczenie podpisywane jest po powrocie).

Czy muszę dostarczać rachunki za bilety i hotel?

Nie. Uczestnik otrzymuje ryczałt na koszty podróży, ubezpieczenia zdrowotnego, OC, NNW, koszty opłat wizowych lub związanych z legalizacją pobytu oraz ryczałt na utrzymanie zgodnie z Regulaminem PROM.

Czy Biuro Wyjazdów Zagranicznych PW może kupić mi bilet na wyjazd w ramach programu PROM?

Nie, gdyż Uczestnik otrzymuje ryczałt na Koszty podróży, ubezpieczenia zdrowotnego, OC, NNW, koszty opłat wizowych lub związanych z legalizacją pobytu. Bilet należy kupić samodzielnie.

Który wniosek wyjazdowy mam wypełnić?

Uczestnik wyjeżdżający w ramach Programu PROM wypełnia wniosek-skierowanie, niezależnie do rodzaju aktywności w projekcie. Wzór wypełnionego wniosku oraz czysty wniosek będzie dostępny na stronie CWM.

Wniosek wyjazdowy jest najpierw podpisywany w CWM, a następnie przez przedstawicieli Wydziału. Dodatkowo wniosek musi zostać zarejestrowany na Wydziale w systemie SAP.

Czy jako aktywność naukowa w ramach PROM dopuszczany jest sam udział w konferencji, czy uczestnictwo musi wiązać się z wygłoszeniem referatu lub/i prezentacji w trakcie sesji plakatowej?

Wygłoszenie referatu lub/i prezentacja w trakcie sesji plakatowej są obowiązkowe. W ramach projektu nie dofinansowujemy samego udziału w konferencji.

Kiedy mogę złożyć wniosek wyjazdowy do BWZ?

Wniosek może być złożony do BWZ, gdy zawiera wszystkie wymagane podpisy, został zarejestrowany na Wydziale i ma komplet wymaganych załączników, w tym kopię umowy Uczestnik-PW oraz zgodę na urlop (dotyczy tylko i wyłącznie osób zatrudnionych na etacie w PW niezależnie od statusu wyjeżdżającego).

Kiedy można podpisać umowę z PW na wyjazd w ramach PROM?

Umowa z Uczestnikiem jest zwykle podpisywana na ok. 2 tygodnie przed wyjazdem. Należy zwrócić uwagę na fakt, że Uczestnicy projektu w PW otrzymują od razu całość przysługujących ryczałtów.

Czy jest możliwy udział w projekcie PROM, jeśli wróciłam/em już z wyjazdu tzn. czy dopuszczalna jest refundacja wydatków?

Refundacja wydatków nie jest możliwa. Umowa z Uczestnikiem projektu musi zostać podpisana przed wyjazdem. Ponadto uczestnicy projektu PROM PW są wyłaniani w drodze ogólnouczelnianego konkursu.

Kwestie urlopowe

Dla doktorantów

Jeśli oprócz bycia doktorantem, uczestnik jest zatrudniony na etacie w PW, ze względu na zmianę przepisów odnośnie urlopów, powinien skontaktować się z kadrami (BSO) w celu ustalenia rodzaju przysługującego urlopu i procedury wnioskowania o taki urlop. Kwestie urlopowe muszą zostać rozstrzygnięte przed złożeniem wniosku wyjazdowego do BWZ. 

Dla kadry akademickiej

Ze względu na zmianę przepisów odnośnie urlopów, uczestnik powinien skontaktować się z kadrami (p. Kujawa-BSO) w celu ustalenia rodzaju przysługującego urlopu i procedury wnioskowania o taki urlop. Kwestie urlopowe muszą zostać rozstrzygnięte przed złożeniem wniosku wyjazdowego do BWZ.

Czy możliwe jest dofinansowanie wyjazdu przez Wydział?

Podwójne sfinansowanie, całkowite lub częściowe danego kosztu jest niedozwolone (np. z innego projektu, przez Wydział), gdyż taki wydatek zostanie uznany za niekwalifikowalny. W razie wątpliwości w tym zakresie, prośba o kontakt z CWM.

Jeśli nie posiadam potwierdzenia przyjęcia na konferencję, kurs lub szkolenie, to czy mogę obiegać się o uczestnictwo w programie PROM 2?

Tak, jednak dofinansowanie uczestnictwa jest możliwe tylko po pozytywnej ocenie merytorycznej wniosku konkursowego. Osoby bez potwierdzenia przyjęcia do odbycia krótkich form kształcenia trafiają na listę rezerwową.
 

29.06.2022